Approfondimento

Le soluzioni di firma di DocLife

Overview sui tipi di firma della suite integrata

07.03.2024

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DocLife, soluzione Horsa per la gestione documentale e il workflow management integrato in Unigea, può supportare le aziende in vari casi d’uso che prevedono l’apposizione di una firma sui documenti. Vediamo quali sono i principali.

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Firma elettronica semplice o FES

È la più semplice forma di firma definita dal nostro ordinamento come “una serie molteplici elementi che consentono di ricondurre degli atti o fatti giuridicamente rilevanti a una persona fisica”.

In DocLife questo tipo di firma è supportata e corrisponde alle credenziali con cui l’utente accede al software e in virtù delle quali può effettuare varie tipologie di operazioni documentali, dalla creazione e modifica di un documento fino all’approvazione di un task di workflow. Nel caso dei workflow, per esempio, la FES entra in gioco in tutti quei processi approvativi come l’approvazione di una fattura, di un ordine, di un’offerta, di una richiesta di ferie… In DocLife è stato inoltre inserito un elemento di sicurezza in più per la firma semplice: il sigillo elettronico qualificato, concetto introdotto con il Regolamento eIDAS. Il firmatario potrà limitarsi ad apporre una firma elettronica semplice, ad esempio con un’approvazione di un documento tramite il click su un task di un workflow, e sarà poi DocLife a “certificare” questa firma tramite l’apposizione del sigillo che certificherà in maniera automatica e indissolubile quell’atto a quel documento.

Firma digitale remota

Si tratta di una firma elettronica avanzata, disciplinata dal regolamento eIDAS che la identifica come una firma “creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche”. Questa tipo di firma assicura in modo univoco l’identificazione del titolare e, dal punto di vista legale, essa equivale a una firma autografa.

In DocLife è possibile configurare i certificati di firma digitale remota (anche uno per ogni utente che deve usare questo tipo di firma) e utilizzare questo tipo di firma su documenti pdf o word (firma pades solo nel caso del pdf o cades anche per i word) che poi potranno essere inviati a soggetti esterni all’azienda. La comodità e l’efficienza risiedono nel fatto che l’utente utilizzerà solo DocLife per la firma, ricevendo un OTP sullo smartphone, senza ricorrere ad applicativi esterni al documentale stesso.

Firma verso utenti esterni

DocLife permette di firmare i documenti da utenti esterni. Questa funzionalità soddisfa i casi d’uso in cui è richiesta una firma su un documento da parte di un utente non censito in DocLife, come un cliente, un partner, un fornitore. Possono essere gestite sia la fase preparatoria del documento da sottoporre alla firma, sia la fase di invio all’esterno. Il destinatario riceverà una email contenente un link ad un’applicazione web in cui potrà consultare il documento e firmarlo mediante la richiesta di un OTP temporaneo. Una volta firmato il documento tornerà in DocLife per l’archiviazione finale.

In sintesi: DocLife come software di gestione documentale e workflow management garantisce un’integrazione del servizio di firma supportando diversi casi d’uso e consentendo alle aziende una gestione centralizzata e semplificata di tali processi documentali, evitando il ricorso a strumenti esterni e non integrati tra loro.